לפעמים ייתכן שתרצה ליצור מכתב שתשלח להרבה אנשים שונים, אך תרצה שחלקים מסוימים ממנו ינותנו באופן אינדיבידואלי לכל נמען: חלקים כמו ברכה, שם, כתובת וכו 'ב- Word parlance, זה אומר שאתה צריך ליצור מכתב טופס, וזה ממש קל לעשות.

לפני שתתחיל עם אותיות טפסים, עליך לוודא שיש לך כבר בסיס נתונים שמכיל את כל השדות שתרצה לכלול. מסד נתונים יכול להיות פשוט כמו גיליון אלקטרוני של Excel עם עמודות לשם פרטי, שם משפחה, כתובת וכו '.

Word יכול לייבא נתונים ממסמכי Excel, Access וטקסט. אם אין לך עדיין הגדרת מסד נתונים, אתה תמיד יכול ליצור אותה בתוך Word, אשר אראה לך כיצד לעשות זאת.

צור אותיות טופס ב- Word

כדי להתחיל, צור מסמך עם הטקסט הסטנדרטי בו, כמו למשל הדוגמא של חג המולד למטה:

מכתב חשוף

שימו לב איך אין לזה הצדעה, כתובת וכו 'מכיוון שאלו יתווספו בהמשך כשדות במכתב הטופס שלנו. הדבר הראשון שעליך לעשות הוא ללחוץ על בחר נמענים בכרטיסייה דיוור:

בחר נמענים

כאן אתה מוסיף את האנשים שיקבלו את המכתב או יבוא רשימה מקובץ מסד נתונים.

נפתחת נמען

אתה יכול ללחוץ על הקלד רשימה חדשה אם ברצונך ליצור את הרשימה בתוך Word עצמה. לייבוא, לחץ על השתמש ברשימה קיימת. בדוגמה זו, פשוט נקליד את הרשימה.

רשימת כתובות

הערה: כשאתה הולך לשמור את רשימת הנמענים שלך, Word יבקש ממך מקום בכונן הקשיח לשמירת קובץ הנתונים שייווצר.

לאחר שתשמור את רשימת הנמענים שלך, תבחין בכך שניתן לחיצה על הרבה מהסמלים שנמצאים בסרט התפוצה.

כדי להתחיל להוסיף שדות למכתב הטופס שלך, לחץ על נקודה במסמך כדי לציין היכן ברצונך להציב את השדה ואז לחץ על חסימת כתובת.

חסימת כתובת

זה יביא את תיבת הדו-שיח Insert Block Block.

לחץ על אישור כדי לעבור לפורמט ברירת המחדל ועליך לקבל משהו שנראה כך:

הוספת כתובת בלוק

לאחר מכן הוסף Enter לאחר חסימת הכתובות כדי להזיז את הטקסט שלך בשורה ולחץ על סמל קו הברכה:

אייקון קו הברכה

זה יביא את תיבת הדו-שיח 'הכנס ברכה'.

קו ברכה למילה

שוב נלך עם פורמט ברירת המחדל ופשוט לחץ על כפתור אישור.

הבא, הדגש איפה כתוב לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על העכבר, בחר פסקאות ואז סמן את התיבה שליד אל תוסיף רווח בין פסקאות באותו סגנון.

זה יגרום לחסימה של הכתובות להיתקע כראוי יחד במקום שיש קו ריק בין כל חלק ממנו.

אל תוסיף מילה שטח - -

לאחר מכן, לחץ על סמל התצוגה המקדימה של תוצאות בכרטיסייה דיוור בסרט.

תצוגה מקדימה של תוצאות

במקום מחוון שדה חסימת הכתובת, כעת עליך לראות את התוכן בפועל המופיע במסמך Word.

תצוגה מקדימה ראשונה

בסיום התצוגה המקדימה, לחץ על סמל התצוגה המקדימה של תוצאות כדי לכבות את התצוגה המקדימה. בשלב הבא, כדי לראות כיצד להוסיף שדות אחרים, לחץ רק על הכותרת במסמך שלך כדי להפוך את המיקום הנוכחי שלך, לחץ על הסמל הוסף שדה מיזוג.

אייקון שדה מיזוג מיידי

אתה צריך לקבל משהו כזה:

שדה מיידי

בחר מדינה או אזור ולחץ על כפתור הוספה.

מיזוג שדה הוכנס

נסה ללחוץ שוב על סמל התצוגה המקדימה של תוצאות כדי לראות כיצד הוא נראה. להלן הדוגמא שלי להלן:

תצוגה מקדימה של הארץ שנוספה

כעת, כאשר אות הטופס מוגדרת כהלכה, תוכלו לעשות דברים מתקדמים יותר כמו הגדרת כללים. כללים יאפשרו לך להציג טקסט עבור נמענים מסוימים ולהסתיר אותו עבור אחרים. כדי להתחיל, לחץ על כפתור הכללים.

חוקים

תראה תפריט נפתח עם כמה אפשרויות כמו שאל, מילוי וכו '.

נפתחת כללים

לדוגמא שלנו, בואו לבחור אם ... ואז ... אחרת, שתביא אותנו לדיאלוג הבא:

כללי מיזוג דואר

שנה את שם השדה: לאזור ארץ או אזור, והקלד ארה"ב בשדה השווה ל:. בשלב הבא הוסף טקסט לתיבות בהן כתוב כתוב הכנס טקסט זה ובמקום אחר הכנס טקסט זה.

בדוגמה זו אם המקבל גר בארצות הברית, הם יקבלו את המכתב חג המולד שמח למכתבו, ואילו כל השאר יקבלו את ההודעה עונות ברכות.

הנה איך זה ייראה ברגע שתלחץ על כפתור OK ואז על כפתור התצוגה המקדימה של תוצאות.

הוסף הודעת חג המולד שמח

בשלב הבא שים לב לסעיף תוצאות התצוגה המקדימה:

פרק תצוגה מקדימה של תוצאות

כאן תוכלו ללחוץ על לחצני החצים (כאשר תצוגה מקדימה של תוצאות מופעלת) משמאל לימין של המספר כדי לגלול בין כל האותיות שיישלחו. בדרך זו תוכלו לוודא שכל המכתבים שלכם ייראו ממש לפני ההדפסה או הדואר האלקטרוני.

הערה: בחירת תפריט שדות ההתאמה תחת כללים מיועדת להתאמת שמות שדות במסד נתונים עם שמות כותרות ברשימת הנמענים שלך.

בנוסף, כדי להקל על המיקום היכן שהוספת שדות למסמך, השתמש בלחצן הדגש מיזוג שדות.

הדגש שדות

זהו מיתוג שאתה יכול להפעיל ולכבות לפי שיקול דעתך. לבסוף, כשאתה מרוצה מהמכתב שלך, לחץ על הסמל Finish & Merge:

סיום ומיזוג

עליכם לקבל תפריט נפתח זה עם שלוש אפשרויות.

סיים ומזג נפתח

בחר באפשרות עריכת מסמכים נפרדים כדי לגרום ל- Word למזג את כל המכתבים שלך למסמך אחד גדול שתוכל לבדוק עליו לפני שאתה מדפיס או שולח כדוא"ל.

כפי שאתה יכול לראות, יצירת מכתבי טופס עם Word אינה עוד המטלה שהייתה פעם ותוכל ליצור ולשלוח מסמכים במהירות ובקלות. אם יש לך שאלות, אל תהסס להגיב. תהנה!